quarta-feira, 19 de outubro de 2016

Análise ABC - Como fazer isso de modo simples?


Nesta Segunda-feira perguntaram-me sobre como fazer análises de prioridade utilizando o conceito ABC, também conhecido como regra (ou lei) de Pareto,  ou ainda o famoso 80/20.

Eu presumo que todos conhecem o começo da história, Vilfredo Pareto foi um economista italiano que na última década do século XIX publicou um livro em que teorizava o seu princípio sobre a distribuição da riqueza. Dizia ele que esta não se dava de maneira uniforme, mas sim com grande concentração em uma pequena parcela da população, e que essa ordenação era historicamente recorrente.

A partir da segunda metade do século XX esse princípio, originalmente econômico, passou a ser empregado de modo difuso em todas as áreas em que se precisa analisar a distribuição de algo.

O princípio de Pareto na prática

Quando temos um grande volume de dados para analisar, tentar dar a todos a mesma importância é o caminho para o desastre. Então, o que você precisará fazer é usar uma ferramenta para relativizar a importância de cada um deles, ou de cada família quando assim puder agrupá-los.

Vou desenvolver um exemplo considerando uma loja com um portfólio de 100 produtos.

Imagine que você queira estabelecer uma regra para fazer inventários (contagens físicas) cíclicas do estoque, de modo a prevenir erros e garantir que não perderá vendas por faltas no estoque.

Você contaria esse estoque diariamente? Semanalmente? Mensalmente?  Quantos e quais itens de cada vez?

De cara você ira se deparar com a dificuldade de contar o estoque de todos os itens com a frequência que imagine suficiente para garantir a acuracidade do estoque.
É aí que entra o Signore Pareto, e também é aí que entra a importância de estabelecer algum critério para orientar essa priorização, bem como o intervalo de tempo em que você contará os itens de cada estrato dessa priorização.

Mas como priorizar?

Qual será o fator de priorização a ser utilizado?  O valor unitário? O valor total do estoque? A popularidade de cada produto (a quantidade de vezes que ele é vendido por unidade de tempo)?  O valor total das vendas por unidade de tempo?

Veja que escolher o fator de priorização será fundamental para arranjar os dados.  A essa altura você poderia me perguntar: Mas que fator eu deveria utilizar?   A minha resposta é: Não existe uma única receita. Isso dependerá da natureza do que está sendo classificado, de seu valor intrínseco para o negócio, da sua criticidade (imagine um item crucial para seus clientes), dentre outras possibilidades. O seu conhecimento do negócio será o seu melhor guia.

Do mesmo modo, você precisará escolher a frequência com que cada grupo: A, B, C será contado.
Digamos que você decida contar diariamente os itens A, semanalmente os itens B, e mensalmente os itens C.  Essa seria uma regra bem razoável para um estoque de 100 itens.

A boa escolha desses parâmetros é o que separa os bons analistas dos analistas medíocres.

Só por hipótese, imagine que o melhor seja priorizar os seus itens de maior valor total no estoque.
Liste então todos os seus itens em uma planilha Excel ou semelhante, colocando em colunas diferentes a identificação do produto, o seu valor unitário, a quantidade em estoque, e o valor total do estoque (valor unitário x quantidade de unidades em estoque).

Isso feito, ordene a lista do maior valor para o menor valor e, ao final, some o valor do estoque linha a linha de modo a obter o valor total do estoque.

Para saber qual o percentual que cada item representa em seu estoque, divida o valor do estoque individual (cada linha) pelo valor do estoque total.

Encare o Princípio de Pareto como uma orientação

E agora, sabendo que os itens estão ordenados do maior valor para o menor valor e por isso do maior percentual para o menor percentual, use uma coluna adicional e vá somando os percentuais de cada linha, de modo que possa ver quando esse percentual atingirá uma figura próxima dos 80%.     É muito provável que ao contar as linhas (lembre-se que no exemplo existem só 100 produtos) essa figura estará próxima do vigésimo produto.

A distribuição chamada de Pareto é uma distribuição exponencial com uma curva típica. A distribuição dos seus itens vs valores poderá não seguir estritamente os 80/20 mas ainda assim poderá ser classificada do mesmo modo e o ajudará na sua priorização.  Talvez você encontra 75% do valor em 20% dos itens, ou 80% do valor em apenas 15% dos itens. Não se preocupe.  Utilize o primeiro limite encontrado.

Esses serão os produtos classe A, que você deverá contar diariamente.

Costuma-se usar como classe C, os itens que representam os últimos 5% do valor total, mas alguns autores simplificam isso classificando como C a metade final dos itens (o que frequentemente dá na mesma).  Portanto esses devem ser contados mensalmente.

E os itens B são os que sobram no meio dos dois estratos.

Uniformize a quantidade de itens que devem ser contados por dia

O segredo do sucesso para uniformizar a contagem cíclica, é que você deve dar aos seus conferentes um número razoavelmente constante de itens por dia.
Desse modo, divida os itens classe B pelos dias úteis da sua semana para obter quantos serão contados a cada dia. Faça o mesmo com os itens classe C.

E para eleger quais dentre eles estarão na lista de itens a contar a cada dia você poderá utilizar algum critério aleatório, ou analisar quais itens ainda não contados (das classes B ou C) estão com os estoques mais baixos - isso reduzirá o trabalho da contagem - ou ainda utilizar algum outro protocolo que possa ser entendido facilmente pelo seu pessoal mas que elimine a possibilidade de manipulação.

Esse foi apenas um exemplo de como utilizar a classificação.

Espero que as dicas tenham sido úteis.

Compartilhe os modos como a regra de Pareto tem sido útil ao seu negócio. Curta e poste um comentário.









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